Wie is waarvoor verantwoordelijk?
Veiligheid op een evenement is een gedeelde zaak, maar niet iedereen draagt hetzelfde. Het helpt om de rollen uit elkaar te houden.
De organisator
Jij bent primair verantwoordelijk voor de veiligheid van bezoekers, medewerkers en artiesten, en voor een ordelijk verloop. Dat staat in vrijwel elk evenementenbeleid en elk format voor een veiligheidsplan. Concreet betekent het: jij brengt de risico's in kaart, jij neemt de maatregelen, en jij beslist op de dag zelf.
Je kunt taken uitbesteden, zoals beveiliging, EHBO of verkeersregeling. De verantwoordelijkheid niet. Daarom wil de gemeente in je plan één persoon zien die tijdens het evenement namens de organisatie beslist: meestal de veiligheidscoördinator. Zorg dat de hulpdiensten weten wie dat is en hoe ze diegene bereiken.
De gemeente en de burgemeester
De burgemeester gaat over de openbare orde en houdt toezicht op openbare samenkomsten en vermakelijkheden. Hij of zij verleent de evenementenvergunning op grond van de APV, en kan daar voorschriften aan verbinden: een maximaal aantal bezoekers, een eindtijd, extra beveiliging. Tijdens het evenement houdt de gemeente toezicht, en bij acuut gevaar kan de burgemeester ingrijpen.
Je aanspreekpunt bij de gemeente is meestal een vergunningverlener of evenementencoördinator. Die verzamelt de adviezen van de hulpdiensten en vertaalt ze naar voorschriften in je vergunning.
De veiligheidsregio: brandweer en GHOR
De brandweer kijkt naar brandveiligheid: tenten, vluchtwegen, blusmiddelen, bakken en braden, en de bereikbaarheid van het terrein voor hulpdiensten. De GHOR kijkt naar de geneeskundige hulpverlening: hoeveel EHBO en welk zorgniveau je inzet, en of dat past bij je publiek.
Ze adviseren de gemeente, vooral bij B- en C-evenementen. Veel veiligheidsregio's hebben een eigen format voor het veiligheidsplan en een eigen risicoscan. Gebruik die als je regio er een heeft.
De politie
De politie adviseert over openbare orde, verkeer en mogelijke dreiging. Bij grotere evenementen of evenementen met een verhoogd risico op verstoring zit de politie aan tafel in het veiligheidsoverleg. Op de dag zelf is de politie er voor de openbare orde buiten je terrein en voor strafbare feiten. Binnen je terrein zijn eerst je eigen beveiligers aan zet.
Ingehuurde partijen
- Beveiligingsbedrijf: levert beveiligers en vaak ook het beveiligingsplan. Het bedrijf moet een vergunning hebben onder de Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr), en de beveiligers dragen herkenbare kleding.
- Evenementenzorgorganisatie: levert EHBO'ers en zorgprofessionals volgens de Veldnorm Evenementenzorg, en stelt het zorgplan op.
- Verkeersregelaars: regelen het verkeer bij afsluitingen en parkeerterreinen. Ze moeten zijn aangesteld en geïnstrueerd.
Zij voeren uit. Jij houdt de regie, en hun plannen moeten passen in jouw veiligheidsplan.
Welke regels gelden?
Er is niet één wet voor evenementenveiligheid. Het is een stapel regels die elk een stuk afdekken.
1. De APV en het evenementenbeleid van je gemeente
De Algemene Plaatselijke Verordening bepaalt wanneer je een evenementenvergunning nodig hebt, wanneer een melding genoeg is, en welke termijnen gelden. Veel gemeenten hebben daarnaast een evenementenbeleid met de details: welke documenten je aanlevert, hoe de risicoscan werkt, wat de leges zijn.
Dit verschilt per gemeente. Een buurtfeest dat in de ene gemeente met een melding kan, heeft in de andere een vergunning nodig. Begin daarom altijd op de evenementenpagina van je eigen gemeente.
2. Het Bbgbop: brandveiligheid
Het Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bbgbop) is landelijk en geldt voor vrijwel elk evenement, ook als er geen vergunning nodig is. Het valt niet onder de Omgevingswet en is nog steeds van kracht.
De belangrijkste eisen:
- een situatieschets met noordpijl en een plattegrond op schaal, met alle objecten groter dan 25 m²;
- bij tenten en bouwsels voor 150 personen of meer: het maximale aantal personen, de vluchtroutes, nooduitgangen, blusmiddelen en de brandweeringang op de tekening;
- bij meer dan 225 personen ten minste twee gescheiden vluchtroutes, en per vluchtroute minstens één doorgang van 0,85 m of breder;
- een ontruimingsplan voor een verblijfsruimte voor 150 personen of meer.
Heb je geen vergunning nodig maar valt je evenement wel onder de meldingsplicht van het Bbgbop, dan meld je het uiterlijk 4 weken vooraf bij de gemeente.
3. De Veldnorm Evenementenzorg: medische zorg
De Veldnorm Evenementenzorg is de landelijke norm voor EHBO en medische zorg op evenementen. Hij beschrijft de zorgniveaus, van eerstehulpverlener tot zorgprofessional, en koppelt de inzet aan het risicoprofiel van je evenement. Zet je een evenementenzorgorganisatie in, dan hoort daar een zorgplan bij.
Hoe je de inzet uitrekent, lees je in Hoeveel EHBO moet je regelen op een evenement?.
4. NEN 8020-41: tenten
Zet je tenten neer, dan gelden de eisen uit NEN 8020-41 voor de constructie, de opstelling en de ontruiming. De brandweer toetst daaraan. Vraag je tentenverhuurder om de gegevens die je nodig hebt: afmetingen, maximale bezetting, uitgangen en de verankering.
5. De Handreiking Evenementenveiligheid
De Handreiking Evenementenveiligheid is geen wet, maar een landelijk kader voor gemeenten en veiligheidsregio's. De indeling in A-, B- en C-evenementen en de manier waarop je plan wordt beoordeeld, komen er grotendeels uit voort. De handreiking wordt op dit moment geactualiseerd door de VNG en het landelijk netwerk van evenementencoördinatoren van de veiligheidsregio's.
6. Overige regels die vaak meespelen
- Alcoholwet: wil je zwak-alcoholhoudende drank schenken zonder vaste horecavergunning, dan heb je een ontheffing van de burgemeester nodig. Daar horen voorwaarden bij, zoals leeftijdscontrole en toezicht aan de bar.
- Wpbr: huur je beveiligers in, controleer dan of het bedrijf een vergunning heeft.
- Verkeer: voor het afsluiten van wegen neemt de gemeente een verkeersbesluit. Dat vraag je aan als onderdeel van je aanvraag.
A, B of C: wat de indeling betekent
Voordat de gemeente je plan inhoudelijk bekijkt, wordt je evenement ingedeeld met een risicoscan. De uitkomst bepaalt hoe zwaar de eisen zijn.
| Categorie | Betekenis | Wat je kunt verwachten |
|---|---|---|
| A | Regulier evenement | Beperkte risico's. Vaak een vergunning zonder uitgebreid advies van de hulpdiensten. Soms een beknopt plan of alleen een plattegrond. |
| B | Aandachtsevenement | Advies van brandweer, GHOR en politie. Een volledig veiligheidsplan is vrijwel altijd verplicht. |
| C | Risicovol evenement | Intensieve afstemming met de hulpdiensten, vaak een veiligheidsoverleg vooraf, en de langste indientermijn. |
Hoe de puntentelling werkt, met twee rekenvoorbeelden, lees je in A-, B- of C-evenement: zo werkt de risicoscan van de gemeente.
Welke documenten heb je nodig?
| Document | Waar het over gaat | Wanneer |
|---|---|---|
| Veiligheidsplan | Alle maatregelen: publiek, terrein, brand, zorg, beveiliging, verkeer, scenario's | B en C vrijwel altijd, A soms |
| Situatietekening en plattegrond | Het terrein op schaal, met noordpijl, objecten, vluchtroutes en breedtes | Vrijwel altijd (Bbgbop) |
| Beveiligingsplan | Inzet van beveiligers: aantal, posities, taken, samenwerking met politie | Bij inzet van beveiliging, vaak bij grotere evenementen |
| Zorgplan | Medische inzet volgens de Veldnorm | Bij een evenementenzorgorganisatie |
| Verkeersplan | Afsluitingen, parkeren, verkeersregelaars, calamiteitenroute | Bij afsluitingen of veel verkeer |
| Ontruimingsplan | Hoe een tent of ruimte wordt ontruimd | Verblijfsruimte voor 150 personen of meer (Bbgbop) |
| Draaiboek | Tijdschema, taken en contactgegevens | Vaak gevraagd bij B en C |
| Ontheffing Alcoholwet | Schenken op het evenement | Als je alcohol schenkt zonder vaste horecavergunning |
Wat er precies in een veiligheidsplan moet, per onderdeel, staat in Veiligheidsplan voor een evenement: wat moet erin?.
De tijdlijn: van idee tot evenement
- Zo vroeg mogelijk: kies je locatie en neem contact op met de gemeente. Bij een groot of nieuw evenement is een vooroverleg met de gemeente en de hulpdiensten goud waard.
- Daarna: reken zelf de risicoscan door, zodat je weet in welke categorie je zit. Maak de situatietekening en schrijf het plan op het juiste niveau.
- Op de indientermijn: dien je aanvraag compleet in. Termijnen van 6, 8, 12 of 20 weken komen voor, afhankelijk van je gemeente en de categorie. Een onvolledige aanvraag wordt vaak niet in behandeling genomen.
- Na indienen: de gemeente vraagt advies aan de hulpdiensten. Reken op vragen en een aangepaste versie.
- Uiterlijk 4 weken vooraf: de Bbgbop-melding, als je geen vergunning nodig hebt maar wel onder de meldingsplicht valt.
- De laatste weken: de definitieve versie van je plan. Sommige gemeenten vragen die uiterlijk twee weken voor het evenement.
- De dag zelf: briefing van alle partijen, een schouw van het terrein, en een vast moment voor veiligheidsoverleg.
- Na afloop: evalueer wat goed ging en wat niet. Volgend jaar is dat het eerste waar de gemeente naar vraagt.
Publieksveiligheid in de praktijk
De meeste ernstige incidenten op evenementen hebben met drukte te maken. Drie dingen maken het verschil.
Ken je echte capaciteit. Reken met de netto oppervlakte: alles wat op het terrein staat, gaat eraf. En reken ook uit hoeveel mensen je doorgangen kunnen verwerken. De laagste uitkomst is je maximum.
Spreek af wanneer je ingrijpt. Leg vooraf vast bij welke drukte je alleen volgt, bij welke je voorbereidt en bij welke je de instroom stopt. En wie dat besluit.
Houd de routes vrij. Vluchtwegen, nooduitgangen en de calamiteitenroute voor hulpdiensten moeten de hele dag vrij zijn. Een kraam die "even" in een vluchtweg staat, is het begin van het probleem.
Hoe je capaciteit en ontruiming uitrekent, met een rekenvoorbeeld, staat bij onderdeel 6 van Veiligheidsplan voor een evenement: wat moet erin?.
Veelgestelde vragen
Heb ik een vergunning nodig voor een klein evenement?
Dat bepaalt de APV van je gemeente. Voor kleine evenementen is vaak een melding genoeg. Kijk op de evenementenpagina van je gemeente of bel de vergunningverlener.
Gelden de regels ook voor een buurtbarbecue of een besloten feest?
De brandveiligheidsregels uit het Bbgbop gelden ook voor kleine en besloten evenementen. Of je daarnaast een vergunning nodig hebt, hangt af van je gemeente.
Is de Handreiking Evenementenveiligheid verplicht?
Nee, het is een richtlijn. Maar gemeenten en veiligheidsregio's gebruiken hem om je evenement in te delen en je plan te beoordelen. In de praktijk werk je er dus wel mee.
Wie beslist of mijn evenement doorgaat bij noodweer?
Op de dag zelf beslis jij als organisator, meestal via je veiligheidscoördinator in overleg met de hulpdiensten. De burgemeester kan ingrijpen als de openbare orde of veiligheid in gevaar is. Leg je drempels voor wind, onweer en hitte vooraf vast in je plan, dan hoef je die beslissing niet onder druk te nemen.
Wat kost een evenementenvergunning?
De leges verschillen per gemeente en vaak per categorie. Reken op een bedrag van enkele tientallen tot enkele honderden euro's. Je gemeente vermeldt de tarieven op de website.
Zo helpt Eventveiligheid
Eventveiligheid zet deze regels om in een plan. Je tekent je terrein, de tool rekent de risicoclassificatie, de capaciteit en de ontruiming uit, controleert je tekening op de eisen uit het Bbgbop, en schrijft het veiligheidsplan in de opbouw die gemeenten en veiligheidsregio's herkennen.
Gratis account. Je betaalt pas als je je evenement activeert.
Bronnen
- Gemeentewet, artikel 174 (toezicht burgemeester op openbare samenkomsten en vermakelijkheden)
- Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bbgbop), artikel 2.3
- Rijksoverheid: Waar vind ik de regels voor brandveiligheid van evenemententerreinen, campings en jachthavens?
- Veldnorm Evenementenzorg, versie 1.1
- NEN 8020-41
- Handreiking Evenementenveiligheid (archief NIPV)
- Alcoholwet
- Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus (Wpbr)
- APV en evenementenbeleid van je eigen gemeente
