Veiligheidsplan voor een evenement: wat moet erin?

Wat een veiligheidsplan is, en wat niet

Dit artikel loopt de onderdelen langs die Nederlandse gemeenten en veiligheidsregio's in de praktijk uitvragen, met per onderdeel wat de beoordelaar ermee doet.

Een veiligheidsplan beschrijft welke maatregelen je neemt voor de veiligheid van bezoekers, medewerkers, artiesten en de omgeving. Het is het centrale document van je vergunningaanvraag, maar niet het enige. Bij grotere evenementen staan er aparte plannen naast: een beveiligingsplan, een medisch plan of zorgplan, een mobiliteitsplan en de indelingstekening van het terrein. Bij een dorpsfeest zitten die onderwerpen gewoon als hoofdstuk in het veiligheidsplan zelf.

Wanneer is een veiligheidsplan verplicht?

Of je een veiligheidsplan moet indienen, bepaalt de gemeente. Meestal hangt het af van de risicoclassificatie. Voor een B- of C-evenement is een volledig veiligheidsplan vrijwel altijd verplicht. Voor een A-evenement vraagt de ene gemeente een beknopt plan of alleen een plattegrond, de andere niets. Het aanvraagformulier of de evenementenpagina van je gemeente zegt wat er voor jouw evenement nodig is. Twijfel je, bel dan de vergunningverlener.

Los daarvan gelden de brandveiligheidsregels uit het Bbgbop voor vrijwel elk evenement, ook als er geen vergunning nodig is. Daarover meer bij onderdeel 7.

Wanneer dien je het in? Ook dat verschilt per gemeente. Sommige gemeenten hanteren bijvoorbeeld 6 weken voor een A-evenement, 12 weken voor een B-evenement en 20 weken voor een C-evenement. Andere werken met één termijn van 8 of 12 weken. Reken terug vanaf je evenementdatum, en houd rekening met een ronde vragen: een eerste plan komt vaak met opmerkingen terug.

Wie stelt het op? De organisator. Je mag hulp inschakelen, zoals een veiligheidsadviseur of je beveiligingsbedrijf, maar de verantwoordelijkheid voor het plan en voor de veiligheid op de dag blijft bij jou.

Eerst de classificatie: A, B of C

Voordat de gemeente je plan inhoudelijk beoordeelt, doet de vergunningverlener een risicoclassificatie. Dat gebeurt met een risicoscan op basis van vragen die de lokale veiligheidsregio heeft opgesteld: over het publiek, de activiteit en de ruimte. Daar komt een score uit, en die score bepaalt de categorie: A is een regulier evenement, B een aandachtsevenement en C een risicovol evenement. Hoe hoger de categorie, hoe uitgebreider het plan moet zijn en hoe meer partijen meekijken: brandweer, GHOR, politie en de veiligheidsregio.

Het lastige is dat veel organisatoren die scan pas leren kennen op het moment dat de uitkomst binnenkomt. Wie zelf van een A-evenement uitging en op B uitkomt, moet ineens een zwaarder plan aanleveren, vaak onder tijdsdruk. Daarom is het verstandig om de classificatie zelf te berekenen voordat je de aanvraag indient, met dezelfde criteria die de gemeente gebruikt. Dan weet je vooraf in welke categorie je zit en schrijf je het plan meteen op het juiste niveau.

Hoe die puntentelling precies werkt, met twee rekenvoorbeelden, lees je in A-, B- of C-evenement: zo werkt de risicoscan van de gemeente.

1. Beschrijving van het evenement en de organisator

Het plan begint met wie je bent en wat je organiseert: naam, datum, tijden, locatie, programma en verwachte bezoekersaantallen. Daarnaast wil de gemeente weten wie er verantwoordelijk is en wie tijdens het evenement bereikbaar is.

Wat de beoordelaar hiermee doet: hij toetst of de rest van het plan klopt met deze basisgegevens. Een plan dat 2.000 bezoekers noemt maar rekent met een terrein voor 800 valt direct door de mand.

2. De risicoprofielen

Dit is het hart van het plan en het onderdeel dat het vaakst te dun is. De risicoanalyse wordt opgebouwd uit profielen:

• Publieksprofiel: wie komt er, hoeveel, in welke leeftijd, waar vandaan, hoe zelfredzaam, en is er alcohol in het spel.
• Ruimtelijk profiel: hoe het terrein en de omgeving eruitzien, de bereikbaarheid, de ondergrond, de omliggende bebouwing.
• Activiteitenprofiel: wat gebeurt er, hoe lang duurt het, welk programma, en zijn er andere evenementen in de buurt op dezelfde dag.
• Dreigingsprofiel: is er een verhoogde kans op verstoring van buitenaf, bijvoorbeeld door de aard van het evenement, de bezoekers of de actualiteit.
• Organisatieprofiel: de ervaring van je eigen organisatie en van je veiligheidspartners.

De eerste drie profielen zijn ook de drie onderdelen waarop de risicoscan van de gemeente scoort. Wie ze goed invult, heeft de classificatie dus al grotendeels in handen.

Na elk profiel benoem je de risico's die eruit volgen. Die risico's komen later terug als calamiteitenscenario's. Dat is de rode draad die beoordelaars zoeken: profiel, risico, maatregel, scenario. Als een risico wel in het profiel staat maar nergens een maatregel of scenario heeft, is het plan niet af.

Het profiel dat in de praktijk het vaakst te licht wordt ingevuld is het ruimtelijk profiel. Organisatoren kennen hun terrein en denken daardoor dat het vanzelf spreekt. Maar de beoordelaar kent het terrein niet en stelt de vragen die je zelf misschien overslaat: waar loopt de calamiteitenroute voor de hulpdiensten, waar zijn de vluchtwegen en hoe breed zijn ze, waar is de verzamelplaats bij een ontruiming. Als die drie niet concreet in het plan en op de tekening staan, komt de aanvraag terug.

3. Organisatie en contactinformatie

Wie doet wat tijdens het evenement: de sleutelpersonen, het organogram, de externe contacten, de briefing en de veiligheidsoverleggen vooraf en tijdens, en de afspraken over alarmering en opschaling. De gemeente wil zien dat er één aanspreekpunt is dat beslissingen kan nemen, en dat beveiliging, EHBO, verkeersregelaars en de organisatie weten hoe ze elkaar bereiken.

4. Programma, huisregels en signage

Het tijdschema per dag, van briefing tot einde evenement, de huisregels die je bij de entree communiceert, en de bewegwijzering op het terrein. Signage is geen aankleding: het is hoe bezoekers de vluchtroutes, de EHBO-post en de uitgangen vinden op het moment dat het ertoe doet.

5. Bezoekersfaciliteiten

Toiletten, drinkwater, eten en drinken, sanitair voor mindervaliden. Het klinkt praktisch, maar het is ook veiligheid: te weinig toiletten of geen gratis drinkwater bij warm weer levert incidenten op.

6. Crowd management en capaciteit

Hier gaat het om instroom, uitstroom, de capaciteit van het terrein en de vluchtwegen. De veilige capaciteit bepaal je met een dubbele berekening, en de laagste uitkomst is maatgevend.

De oppervlaktecapaciteit is de netto bruikbare oppervlakte maal de ontwerpdichtheid. Voor een verblijfsgebied wordt meestal met 2 personen per vierkante meter gerekend, voor een zone direct voor een podium met 3 of meer. Het woord netto is hier het belangrijkste. Alles wat op het terrein staat, trek je van de bruto oppervlakte af voordat je rekent: podia, tenten, toiletunits, techniek, foodtrucks en bars. Een grote bar midden op het terrein oogt gezellig, maar slokt tientallen vierkante meters op en daarmee direct een flink deel van je capaciteit. In de praktijk gaat al snel een kwart van de publieksruimte op aan wat erop staat. Wie dat vergeet, komt in het plan op een bezoekersaantal uit dat het terrein in werkelijkheid niet aankan.

De ontruimingscapaciteit is wat je doorgangen per minuut kunnen verwerken maal de streeftijd waarin het terrein leeg moet zijn, meestal 4 minuten. Het Bbgbop geeft doorstroomsnelheden per type doorgang, van 45 tot 135 personen per meter breedte per minuut. Een geopend bouwhek van 3,5 meter verwerkt dus iets anders dan een entreepoort van 7 meter. Bij meer dan 225 aanwezigen zijn ten minste twee gescheiden vluchtroutes vereist, en minstens één doorgang moet 0,85 meter of breder zijn voor mindervaliden.

Is de oppervlaktecapaciteit lager dan de ontruimingscapaciteit, dan bepaalt de oppervlakte je maximum. Is het andersom, dan zijn je uitgangen de beperking en helpt een groter terrein niet; dan moet er een doorgang bij.

Rekenvoorbeeld. Een dorpsfeest op een grasveld van 4.000 m² bruto. Op het veld staan een podium, een bar, een foodcourt en toiletunits, samen 900 m². Netto blijft er 3.100 m² over. Bij 2 personen per m² is de oppervlaktecapaciteit 6.200 personen.

Het terrein heeft drie open doorgangen: een poort van 7 m en twee geopende bouwhekken van 3,5 m. Samen is dat 14 m vrije doorgang. Bij 135 personen per meter per minuut verwerken die 1.890 personen per minuut, en bij een streeftijd van 4 minuten 7.560 personen.

De laagste uitkomst telt: de oppervlakte, 6.200 personen. Wil de organisatie meer bezoekers toelaten, dan helpt een extra uitgang niet. Dan moet er ruimte bij, of moet er iets van het terrein af.

Bij de capaciteit hoort ook een afspraak over publieksdichtheid tijdens het evenement: bij welke dichtheid volg je alleen (groen), bij welke neem je voorbereidende maatregelen (oranje) en bij welke grijp je in door de instroom te stoppen en het publiek te spreiden (rood). Dezelfde 4 personen per vierkante meter zijn normaal voor het podium tijdens een optreden en een acuut probleem bij een nooduitgang; de kleurcode hoort dus altijd bij een plek.

De vluchtwegen moeten in de plattegrond staan, met breedtes. Het Bbgbop stelt daar wettelijke eisen aan: goed zichtbare bewegwijzering van vluchtroutes, kabels en slangen die geen struikelgevaar opleveren, en gangpaden van minimaal 1,1 meter breed in verblijfsruimtes.

7. Brandveiligheid

Het Bbgbop geldt voor vrijwel elk evenement, ook als er geen vergunning nodig is. De belangrijkste indieningsvereisten:

• een situatieschets met noordpijl;
• een plattegrond op schaal waarop alle objecten groter dan 25 vierkante meter staan;
• voor tenten en bouwsels voor 150 personen of meer: het maximale aantal personen, de vluchtroutes, nooduitgangen, blusmiddelen en de brandweeringang.

Bij een verblijfsruimte voor 150 personen of meer is een ontruimingsplan wettelijk verplicht. De gemeente kan dat ook bij kleinere evenementen eisen. Is er geen vergunning nodig maar wel zo'n ruimte, dan moet je uiterlijk vier weken vooraf een gebruiksmelding doen.

8. Medische zorg

Hoeveel EHBO en welk zorgniveau je moet regelen, volgt uit de Veldnorm Evenementenzorg. Die norm maakt onderscheid tussen eerstehulpverleners en zorgprofessionals en koppelt de inzet aan het risicoprofiel van het evenement. Zet je een medische evenementenzorgorganisatie in, dan is een zorgplan verplicht. Daarin staan minimaal het evenement, de verwachte zorgvragen en risico's, het aantal zorgverleners per zorgniveau en de contactgegevens van de inzetcoördinator en de organisator tijdens het evenement.

Hoe je het aantal EHBO'ers en het juiste zorgniveau uitrekent, staat stap voor stap in Hoeveel EHBO moet je regelen op een evenement?.

Het belangrijkste voor de gemeente en de GHOR is dat de zorginzet onderbouwd is en niet gegokt.

9. Beveiliging

Wie beveiligt, met hoeveel mensen, met welke deskundigheid en met welke werkwijze bij aanhouding, uitzetting en overdracht aan de politie. De beveiligingsorganisatie moet een vergunning hebben en de beveiligers herkenbare kleding dragen. Bij grotere evenementen is dit een apart beveiligingsplan.

10. Communicatie

Welke middelen (portofoons, telefoon, omroep), de interne meldstructuur, de communicatie met bezoekers en omwonenden, en vooral: hoe je alarmeert bij een calamiteit en hoe je communiceert bij een wijziging, stillegging of afgelasting. Dat laatste wordt vaak vergeten en is juist het moment waarop duidelijke communicatie paniek voorkomt.

11. Mobiliteit en verkeer

Hoe bezoekers komen en gaan, welke wegen worden afgesloten, waar wordt geparkeerd, de inzet van verkeersregelaars en de calamiteitenroute voor hulpdiensten. Die laatste is de route die altijd vrij moet blijven, ook als de rest van het terrein vol staat.

12. Calamiteitenscenario's

Het plan sluit af met de scenario's die uit de risicoanalyse volgen. Per scenario beschrijf je langs de veiligheidsketen wat je doet: preventie (voorkomen), preparatie (voorbereiden), respons (ingrijpen) en herstel (terug naar normaal). Veelvoorkomende scenario's zijn vechtpartij, overcrowding, brand, medisch incident, noodweer, steekincident, bommelding, ontruiming, stroomuitval, vermist kind en extreme hitte.

Wat de beoordelaar zoekt: staat er per scenario wie de beslissing neemt, wie wordt gealarmeerd, en wanneer de hulpdiensten het overnemen. Een scenario dat alleen zegt "we bellen 112" is geen scenario.

Het scenario dat de meeste aandacht verdient en het minst krijgt, is extreem weer. Het weer in Nederland wordt met vlagen extremer, en ook dit jaar zijn er weer evenementen op het allerlaatste moment afgelast door onweer, wind of hitte. Een goed weerscenario beschrijft niet alleen wat je doet als het misgaat, maar vooral wanneer je beslist. Dat begint bij een klimaatprofiel: wat deed het weer de afgelopen tien jaar rond deze datum op deze plek, hoe vaak was het nat, wat was de zwaarste windstoot, hoe vaak kwam het boven de 25 graden. Daarop baseer je de verankering van tijdelijke constructies en de schuilmogelijkheden.

Daarna leg je drempelwaarden vast. Gangbaar is: verscherpte monitoring en voorbereidende maatregelen bij verwachte windstoten vanaf 60 kilometer per uur of onweer binnen 30 kilometer; stilleggen en zo nodig ontruimen bij windstoten vanaf 75 kilometer per uur of onweer binnen 10 kilometer; het hitteprotocol vanaf een verwachte 25 graden. En één naam bij de beslissing, meestal de veiligheidscoördinator in afstemming met de hulpdiensten. Zonder die grenswaarden vooraf wordt de beslissing op de dag zelf genomen onder druk, en dat is precies het moment waarop je hem niet wilt nemen.

13. Tekeningen en bijlagen

De indelingstekening, de plattegrond op schaal, het inzetschema en de contactlijst. Zonder tekening wordt een aanvraag vaak niet eens in behandeling genomen.

Voorbeeld: zo schrijf je het ruimtelijk profiel

Hoe ziet zo'n onderdeel er concreet uit? Hieronder het ruimtelijk profiel van een fictief evenement: het Zomerfeest Heidedorp, een eendaags dorpsfeest met 2.500 bezoekers op hetzelfde grasveld als in het rekenvoorbeeld bij onderdeel 6.

Let op wat dit voorbeeld doet. Elke bewering is concreet: afstanden, breedtes, plaatsen. Het verwijst naar de tekening. En het eindigt met de risico's die later in het plan terugkomen. Dat is de keten die de beoordelaar zoekt.

Een volledig ingevuld voorbeeld, onderdeel voor onderdeel, staat in Voorbeeld veiligheidsplan voor een evenement.

Zes fouten waardoor een veiligheidsplan terugkomt

1. Getallen die elkaar tegenspreken. 3.000 bezoekers in hoofdstuk 1, een capaciteit van 2.400 in hoofdstuk 6 en een tekening waarop nog minder past. De beoordelaar legt die getallen naast elkaar.
2. Bruto in plaats van netto rekenen. Podia, bars, tenten en toiletunits niet van de oppervlakte afgetrokken. Het plan belooft dan een capaciteit die het terrein niet heeft.
3. Risico's zonder maatregel. Een risico dat in het profiel staat, maar nergens terugkomt als maatregel of scenario.
4. Scenario's zonder beslisser. "We bellen 112" is geen scenario. Wie beslist, wanneer, en vanaf welke drempel?
5. Een tekening die niet voldoet. Geen schaal, geen noordpijl, geen vluchtroutes of geen breedtes bij de doorgangen. Zonder bruikbare tekening wordt een aanvraag vaak niet in behandeling genomen.
6. Het format van een andere gemeente. De inhoud lijkt op elkaar, maar de hoofdstukindeling en de nadruk verschillen per gemeente en veiligheidsregio. Gebruik het format van je eigen gemeente als die er een heeft.

Waarom de volgorde ertoe doet

Een beoordelaar leest een veiligheidsplan niet als verhaal maar als bewijs. Hij zoekt de keten: dit is het evenement, dit zijn de risico's, dit zijn de maatregelen, dit is wat we doen als het misgaat. Als die keten klopt en de getallen consistent zijn, is de rest een kwestie van invullen. Als de keten ontbreekt, helpt geen enkel mooi geschreven hoofdstuk.

Elk onderdeel hierboven is in Eventveiligheid een vast hoofdstuk. De risicoclassificatie wordt berekend met dezelfde criteria als de risicoscan van de vergunningverlener, zodat je vooraf weet in welke categorie je zit. De oppervlaktecapaciteit en de ontruimingscapaciteit worden berekend uit je terrein en je doorgangen, het klimaatprofiel komt uit tien jaar weerhistorie op je locatie, en de standaardteksten volgen de opbouw die gemeenten en veiligheidsregio's herkennen. Het eindresultaat is een PDF die je direct met je aanvraag kunt meesturen.

Veelgestelde vragen

Is een veiligheidsplan verplicht voor elk evenement?

Nee. De gemeente bepaalt of je er een moet indienen, meestal op basis van de risicoclassificatie. Voor B- en C-evenementen is het vrijwel altijd verplicht. De brandveiligheidsregels uit het Bbgbop gelden wel voor bijna elk evenement.

Hoe lang van tevoren moet ik het indienen?

Dat verschilt per gemeente. Termijnen van 6, 8, 12 of 20 weken komen voor, afhankelijk van de gemeente en de categorie van je evenement. Kijk op de website van je gemeente en reken een ronde vragen mee.

Wat is het verschil tussen een veiligheidsplan en een beveiligingsplan?

Het veiligheidsplan gaat over alles: publiek, terrein, brand, zorg, verkeer en scenario's. Het beveiligingsplan is een deelplan over de inzet van beveiligers: hoeveel, waar, met welke taken en hoe ze samenwerken met de politie. Bij grotere evenementen maakt het beveiligingsbedrijf dat plan en zit het als bijlage bij het veiligheidsplan.

Hoeveel pagina's moet een veiligheidsplan zijn?

Er is geen vaste lengte. Voor een klein evenement kunnen een paar pagina's genoeg zijn, voor een meerdaags festival worden het er met bijlagen al snel tientallen. Volledigheid en kloppende getallen tellen, niet de dikte.

Mag ik een veiligheidsplan zelf maken?

Ja. De organisator stelt het plan op en is er verantwoordelijk voor. Je kunt hulp inschakelen, een format van je gemeente gebruiken, of een tool die de structuur en het rekenwerk voor je doet.

Bronnen

• Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen (Bbgbop), artikel 2.3 (indieningsvereisten)
• Veldnorm Evenementenzorg, versie 1.1, hoofdstuk 8.3 (zorgplan)
• Handreiking Evenementenveiligheid (risicoclassificatie A, B, C)
• Evenementenbeleid en APV van je eigen gemeente (termijnen en indieningsvereisten)