Drie categorieën
Het opvallende is dat de meeste organisatoren de scan nooit te zien krijgen. Ze horen de uitkomst en moeten ermee aan de slag. Terwijl de scan geen geheim is: het is een puntentelling met vaste criteria, die je zelf vooraf kunt maken. Dit artikel legt uit hoe hij werkt.
- A-evenement (regulier): een evenement zonder noemenswaardige risico's, dat weinig of geen inzet van hulpdiensten vraagt. De gemeente handelt de aanvraag zelf af.
- B-evenement (aandacht): een evenement met verhoogd risico. De gemeente vraagt advies aan brandweer, GHOR en politie, en verwacht een volwaardig veiligheidsplan.
- C-evenement (risicovol): een evenement met grote risico's of grote gevolgen voor de omgeving. De veiligheidsregio adviseert integraal en er wordt meestal een multidisciplinair overleg georganiseerd.
De grens tussen A en B is in de praktijk de belangrijkste. Een A-evenement kun je met een beknopt plan indienen; een B-evenement niet.
Hoe de scan werkt
De scan die de meeste gemeenten gebruiken gaat terug op de landelijke Handreiking Evenementenveiligheid en is per veiligheidsregio uitgewerkt. Als voorbeeld dient hier de risicoscan die de gemeente Hengelo in 2024 als bijlage bij haar Toetsingskader Evenementenvergunningen heeft gepubliceerd. Die telt drie profielen op:
| Profiel | Wat wordt gescoord |
|---|---|
| Publieksprofiel | Leeftijd, alcohol en drugs, rol van het publiek, aantal bezoekers, specifieke groepen |
| Ruimtelijk profiel | Aantal locaties, verblijfplaats van het publiek, bereikbaarheid, ondergrond, gemeentegrens, invloed op de omgeving |
| Activiteitenprofiel | Soort evenement, weekdag, daglicht, duur, meerdaags, vuurwerk of special effects |
De punten van de drie profielen worden opgeteld:
- Minder dan 20 punten: A-evenement
- 20 tot en met 29 punten: B-evenement
- 30 punten of meer: C-evenement
Andere regio's, waaronder de noordelijke, hanteren varianten van hetzelfde model met een paar andere puntwaarden en iets andere grenzen. De opbouw is overal gelijk: publiek, ruimte, activiteit. Wie het patroon kent, kan de scan van elke gemeente lezen.
De criteria die het verschil maken
Niet elk criterium weegt even zwaar. Dit zijn de criteria waar je de meeste punten haalt of verliest.
Leeftijd van het publiek. Publiek van 18 tot 30 jaar scoort het hoogst (5 punten). Kinderen zonder ouders scoren 3, tieners 4, volwassenen van 30 tot 64 slechts 2, en "alle leeftijden" 2. Een festival voor twintigers begint dus met een handicap van 3 punten ten opzichte van een familiedag.
Alcohol en drugs. Geen: 0 punten. Alleen alcohol: 2. Alcohol en drugs: 3. Bij een dance-evenement rekent de gemeente standaard met alcohol en drugs, ook als je zelf een zerotolerancebeleid voert.
Aantal bezoekers en deelnemers. Tot 5.000 bezoekers is 1 punt, en dat loopt op tot 10 punten boven de 50.000. Voor de meeste regionale evenementen is dit criterium dus niet de boosdoener.
Specifieke groepen. Minder zelfredzamen 3 punten, politiek sensitieve personen 4, geweldssensitieve groepen 5, leden van het Koninklijk Huis 4.
Verblijfplaats van het publiek. Een buitenlocatie is 1 punt, een tent 3, een buitenlocatie met een tent erbij 4. Dat laatste is de klassieke valkuil van het dorpsfeest: het terrein is buiten, maar de feesttent telt zwaar mee.
Bereikbaarheid. Drie of meer aan- en afvoerwegen voor de hulpdiensten: 0 punten. Twee wegen: 2. Eén weg of een afgesloten hoofdweg: 4. Dit is het criterium met de grootste spreiding in het ruimtelijk profiel, en tegelijk het criterium waar je als organisator het minst aan kunt veranderen.
Ondergrond. Verharding 1 punt, gras of zand 2, water 3.
Soort evenement. Een beurs of braderie scoort 1 punt, een popconcert of tentfeest 3, house en dance 5, net als vliegshows en autosport.
Duur en tijdstip. Korter dan 5 uur overdag: 1 punt. Langer dan 5 uur in de avond of nacht: 4 punten. Plus 1 punt als het in het weekend of op een feestdag is, plus 2 als het volledig in het donker plaatsvindt (1 als het deels bij daglicht is), plus 1 als het meerdere aaneengesloten dagen duurt. Een avondprogramma op zaterdag dat tot na middernacht doorloopt scoort op deze vier criteria samen al 8 punten.
Vuurwerk of special effects. 2 punten, ongeacht welke.
Rekenvoorbeeld 1: het dorpsfeest dat een B-evenement blijkt
Een tentfeest op zaterdagavond, van 20:00 tot 02:00, op het grasveld achter het dorpshuis, met een bar, publiek van 18 tot 30 jaar, zo'n 1.500 bezoekers, twee toegangswegen.
| Criterium | Keuze | Punten |
|---|---|---|
| Leeftijd | 18-30 jaar | 5 |
| Alcohol/drugs | Alcohol | 2 |
| Aanwezigheid publiek | Toeschouwer | 1 |
| Aantal | 0-5.000 | 1 |
| Specifieke groepen | Geen | 0 |
| Locaties | 1 locatie | 1 |
| Verblijfplaats | Buitenlocatie met tent | 4 |
| Bereikbaarheid | Matig (2 wegen) | 2 |
| Ondergrond | Zacht (gras) | 2 |
| Gemeentegrens | Nee | 0 |
| Invloed omgeving | Nee | 0 |
| Soort | Tentfeest | 3 |
| Weekdag | Weekend | 1 |
| Daglicht | Nee | 2 |
| Duur | > 5 uur, avond/nacht | 4 |
| Meerdaags | Nee | 0 |
| Effects | Geen | 0 |
| Totaal | 28 |
Een B-evenement, en niet eens krap. De organisator die "gewoon een dorpsfeest" aanvraagt met een A4'tje, krijgt de aanvraag terug met het verzoek om een volledig veiligheidsplan. De punten zitten niet in het bezoekersaantal maar in de combinatie van tent, gras, avond, weekend en de doelgroep.
Rekenvoorbeeld 2: het meerdaagse festival
Een muziekfestival over vier dagen in de provincie, buiten op een grasterrein zonder tent, alle leeftijden, tot 5.000 bezoekers per dag, alcohol en drugs meegerekend, twee toegangswegen, avondprogramma, special effects op het podium.
Publieksprofiel 7 (alle leeftijden 2, alcohol en drugs 3, toeschouwer 1, aantal 1). Ruimtelijk profiel 6 (1 locatie, buiten 1, matig bereikbaar 2, gras 2). Activiteitenprofiel 12 (muziek overig 2, weekend 1, geen daglicht 2, lang avond 4, meerdaags 1, effects 2). Totaal 25: een B-evenement.
Het festival is groter en langer dan het dorpsfeest, maar scoort lager. De brede leeftijdsopbouw en het ontbreken van een tent maken meer verschil dan de omvang.
Wat je zelf kunt beïnvloeden
De scan is geen straf maar een checklist. Een deel van de criteria ligt vast (locatie, bereikbaarheid, ondergrond), maar een deel is een programmakeuze. Wie de scan vooraf invult, ziet waar de punten zitten en kan bewust kiezen: begint het programma een uur eerder zodat het onder de 5 uur avond blijft, gaat de tent eruit, worden de special effects geschrapt, of accepteer je de B-status en schrijf je het plan meteen op dat niveau.
Dat laatste is vaak de verstandigste keuze. Een B-evenement is geen probleem zolang het plan erbij past. Het probleem ontstaat als de organisator op A rekent, het plan op A schrijft, en de gemeente op B uitkomt: dan moet het plan alsnog worden herschreven, meestal onder tijdsdruk. Want ook de indieningstermijn hangt aan de letter: een A-aanvraag moet bij veel gemeenten drie tot vier weken vooraf binnen zijn, een B-aanvraag acht tot tien weken en een C-aanvraag twaalf weken of meer. Wie te laat op B uitkomt, haalt de termijn niet.
De definitieve classificatie ligt bij de gemeente
De scan geeft een eerste oordeel. De gemeente en de veiligheidsregio stellen de definitieve classificatie vast op basis van het volledige veiligheidsplan en de lokale context. Een evenement dat op punten net een A is maar samenvalt met een risicowedstrijd in dezelfde stad, kan alsnog als B worden behandeld. Andersom kan een organisator met een sterk plan en een goede staat van dienst bij een krappe B soms op meer vertrouwen rekenen.
Eventveiligheid rekent de classificatie automatisch uit tijdens het invullen van het plan, met de criteria van de risicoscan zoals veiligheidsregio's die hanteren, en leest de meeste waarden af uit wat je elders al hebt ingevuld: leeftijdsopbouw, alcoholbeleid, bezoekersaantal, dagen en tijden, special effects. Zo weet je vóór het indienen in welke categorie je zit en schrijf je het plan meteen op het juiste niveau.
Bronnen
- Toetsingskader Evenementenvergunningen Hengelo, bijlage 1 Risicoscan (2024), lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR723170
- Handreiking Evenementenveiligheid, Nederlands Instituut Publieke Veiligheid (NIPV)
